Mirando atrás en el tiempo y parándose a echar un vistazo a la documentación generada por una “empresa” de un comerciante de hace tres o cuatro siglos, sorprendería ver cómo la contabilidad de un mes podría apenas ocupar una página del libro de cuentas.

El volumen documental generado sería mucho menor al actual, pero posiblemente le resultaría igual de engorroso al escribiente de entonces: cartas de pago, correspondencia, libros de cuentas y demás. se acumulaban en los escritorios de los comerciantes a la espera de ser gestionados y archivados.

La importancia de una buena gestión documental

Salvando las distancias, habría que señalar cómo, pese a la parquedad de los medios y el paso del tiempo, numerosa documentación de pequeños, medianos y grandes “empresarios” de varios siglos atrás han llegado en buen estado hasta los archivos históricos. Una perdurabilidad que pone de relieve la importancia de una buena conservación y una eficaz gestión documental.

Así como lo fundamental que resulta que el archivo pase a ser parte clave del patrimonio de la empresa. Algo que no debería suponer un reto difícil con la tecnología de la que dispone hoy en día y teniendo cierta formación y constancia en las labores de gestión y archivo.

La información y el conocimiento como factor de éxito para las empresas

En la nueva sociedad de la información es evidente el valor de la gestión de la información para las empresas y las organizaciones, un factor esencial para su éxito. Sus productos son indispensables para aumentar la competitividad, mejorar la calidad de los productos servicios, procurar la satisfacción de los clientes y desarrollar un fructífero mercado.

El éxito de las empresas en la sociedad de la información está determinado por su capacidad para crear valores a partir de la solución de los problemas y los retos que plantea el entorno. Un logro que se consigue mediante la identificación y perfeccionamiento de los flujos de información que son útiles a través de la gestión del conocimiento.

Los recursos humanos: principales factores de la gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento se ocupa precisamente de la identificación, captura, recuperación, presentación y transmisión de los datos, informaciones y conocimientos de la organización. El objetivo es que el conocimiento que reside en la organización pueda utilizarse por aquellos que lo necesitan para actuar de manera adecuada en cada momento.

Las empresas líderes son actualmente aquellas que gestionan conocimiento dentro de si y mejoran su capacidad de aprendizaje. El conocimiento en una organización es mucho más que simples datos e información, es el recurso de los individuos y grupos para tomar decisiones y por ello, uno de sus principales activos estratégicos. Administrar el conocimiento en una empresa significa detectar, organizar y difundir el conocimiento existente en la organización y colocarlo a disposición de sus usuarios.

Las infraestructuras tecnológicas deben sumarse al factor humano

El conocimiento puede ser explícito- cuando estar plasmado en documentos, procedimientos, bases de datos de información, etc., o tácito, cuando forma parte de la experiencia de los individuos que trabajan en la empresa. Una empresa con experiencia en la administración de conocimientos se preocupa por convertir el conocimiento tácito en explícito y, para ello, lo organiza y lo pone a disposición de todos de manera comprensible.

Es por ello que no sólo se han de conformar las empresas con rodearse de infraestructuras tecnológicas, software para el manejo de datos y redes, que faciliten la comunicación entre directivos y empleados, sino también considerar como de imprescindible presencia en la empresa tanto a los especialistas en documentación, como a los empleados formados en gestión de la documentación y archivo.

Beneficios de una buena gestión de la información de las empresas

Entre los principales beneficios que pueden esperarse de una adecuada gestión de la información en las empresas se encuentran:

  • Disponer de la información necesaria en el momento oportuno.
  • Colocar a disposición de todos los miembros de la empresa recursos de información generados dentro de la propia empresa, necesarios para las tareas cotidianas.
  • Integrar y administrar la información interna y externa como un todo para facilitar la toma de decisiones más eficientes.
  • Crear una estructura organizativa que garantice y facilite la comunicación entre sus miembros
  • Desarrollar una cultura empresarial de coordinación entre los individuos en la empresa.
  • Reducir costos de la administración de documentos.
  • Mejorar la respuesta a los clientes, suministradores, distribuidores y a quienes financian la empresa.
  • Generar productos más innovadores y menos costosos a partir del aprovechamiento de las experiencias y de la información, optimizándose y reduciéndose así el esfuerzo.
Teniendo presentes los beneficios que a corto-medio plazo pueden reportar una buena gestión del archivo, es momento de planificar un sistema de gestión y archivo de documentos que más se adecúe a la actividad de la empresa. La labor de análisis de la naturaleza del archivo, la proposición de estrategias para satisfacer las necesidades de la gestión documental y el diseño de un sistema propio y su implementación son tareas en las que será necesario tanto conocer a fondo la empresa, como contar con la profesionalidad de especialistas en documentación.