Crear un documento de texto con aspecto profesional, es una tarea sencilla gracias al procesador de textos de Microsoft Word en sus diferentes versiones (2003, 2007 y 2010). El programa incorpora toda una serie de plantillas que facilitan la creación de cualquier tipo de documento. Además, algunas opciones como la de insertar una portada prediseñada, facilitan la creación de diseños variados, elegantes y profesionales sin ningún esfuerzo.

Crear un documento de aspecto profesional en Word 2007 y 2010

Hoy día es esencial manejar procesadores de texto para crear documentos de aspecto profesional, ya sea desde una simple carta, a un trabajo para el colegio o la universidad, pasando por un currículo, una circular o un boletín informativo. El procesador de textos de Microsoft Office, Word, ofrece grandes facilidades para crear todo tipo de documentos sin esfuerzo y sin requerir conocimientos profundos de ofimática. Para ello, cuenta con diversas utilidades, además de un sinfín de plantillas, prediseñadas, para todo tipo de documentos.

Insertar una portada en un documento de Word de forma manual

Pongamos el ejemplo de un trabajo realizado para la escuela o la universidad al que se desea añadir una portada. Una de las opciones es hacerlo manualmente, insertando una página en blanco al principio del documento.

Para hacer esto, hay que insertar un salto de página al principio del documento. Para ello, se coloca el cursor al principio del documento y, o bien se elige la opción “Insertar página” (menú “Insertar” y click en “Página en blanco”, dentro de la ficha “Páginas”), o bien se inserta, directamente, un salto de página (igual que en el caso anterior pero haciendo click en “Salto de página”). Así, tendremos lista una página en blanco en la que crear la portada del documento.

Puede suceder, que el documento cuente con un encabezado y un pie de página (por ejemplo, con el número de página) y se desee que no aparezcan en la portada. Para lograr esto, habrá que crear dos secciones en el documento, una para la portada y otra para el resto del documento. Después, habrá que desvincularlas entre sí, de modo que se puede modificar una de las secciones sin alterar la otra.

Crear una sección nueva en un documento de Word

Para crear una sección nueva para la portada, habrá que insertar, en lugar de un simple salto de página, un salto de sección a página siguiente. Esto se hace en el menú “Diseño de página”, dentro de la ficha “Configurar página”, desplegando el menú “Saltos” y haciendo click en “Salto de sección > Página siguiente”.

Así, se habrá conseguido un salto de página que, además, es también un salto de sección. Ahora, se pueden modificar el encabezado y el pie de página de una de las secciones sin afectar a la otra.

Cambiar el encabezado y pie de página de la portada

Para poder cambiar el encabezado y el pie de página de la portada, hay que desvincular entre sí los encabezados y pies de estas dos secciones. Esto se realiza situándonos en el encabezado de la segunda sección (haciendo doble click sobre el encabezado).

Automáticamente, se abre una nueva pestaña llamada “Diseño”, en la cual acudimos a la ficha “Exploración” y deseleccionamos la opción “Vincular al anterior”. Se hace lo mismo en el pie de página y, de esta manera, se logra que tanto el encabezado, como el pie de página de las dos secciones, sean independientes.

Ahora, se vuelve a la portada y se borran tanto el encabezado como el pie de página, consiguiendo que no aparezcan en portada, pero que se conserven en las páginas interiores.

Insertar una portada prediseñada

Otra opción, más rápida y sencilla, es la de insertar una portada prediseñada. Para ello, en el menú “Insertar”, dentro de la ficha “Páginas”, se hace click en la opción “Portada”. Se abrirá un desplegable que contiene varias portadas prediseñadas, entre las que elegir; tienen diseños de lo más variado que, además, son personalizables.

Independientemente de en qué página del documento nos encontremos, al hacer click en “Insertar portada”, esta se insertará al comienzo del documento.

Una vez elegida la portada que se desea, basta completar los campos automáticos con el texto deseado. Y, si alguno de los campos no son de interés o sobran, basta con seleccionarlos y eliminarlos.

Cambiar o eliminar una portada prediseñada

Si se cambia de opinión y se decide, una vez rellenos todos los campos de texto, que el formato de portada elegido no es el idóneo, basta elegir otro formato y se conservarán los textos escritos en las casillas con control de contenidos (por ejemplo, el título del trabajo, la fecha, el autor, etc.).

Si se decide eliminar la portada creada, basta volver al menú “Insertar”, ficha “Páginas”, hacer click en “Portada” y, en el desplegable, abajo del todo, elegir la opción “Quitar portada actual”.

Descargar plantillas de Word para diferentes documentos

Una opción muy cómoda para crear cualquier tipo de documento es recurrir a una plantilla prediseñada. Word ofrece una amplia galería de plantillas para todo tipo de archivos que facilitan mucho el trabajo y dan excelentes resultados. Desde el propio programa, haciendo click en “Nuevo documento”, se tiene acceso a la galería de plantillas disponibles.

A las plantillas instaladas se suman todas las disponibles en la web de Microsoft Office, accesibles desde el propio programa si se tiene conexión a internet. Crear documentos como invitaciones, informes, presupuestos, cartas, carátulas, facturas, calendarios o listados es fácil y rápido partiendo de estas plantillas.