En el mundo empresarial y profesional las cartas y los faxes constituyen, junto con el correo electrónico, una de las formas más habituales de comunicación. Pese a que la tendencia actual se dirige hacia la eliminación del papel y al uso cada vez más extendido de Internet, todavía son muchas las empresas que utilizan en la comunicación con sus clientes y proveedores las cartas y los faxes.

Lo normal es que ambos tipos de documentos tenga una imagen estandarizada para la empresa o el profesional que los utiliza. La creación de un documento modelo es fácil y sencilla si se emplea una plantilla de documento.

Plantillas para cartas y faxes de Microsoft Word

Microsoft Office ofrece, para sus diferentes programas, un amplio abanico de plantillas gratuitas para todo tipo de documentos, como currículos, calendarios, listados, informes, carátulas de CD y DVD, agendas, invitaciones, presupuestos, facturas y, cómo no, cartas y faxes. Además, en Internet existen muchas páginas de las que se pueden descargar de forma gratuita más plantillas para cartas y faxes y para otros tipos de documentos.

Utilizar una de estas plantillas facilita el trabajo de crear un documento estándar que habrá de utilizarse múltiples veces y con la misma estructura, y permite personalizarlo y adaptarlo a las necesidades de cada uno, incluyendo incluso logos o imágenes. La estandarización de estos documentos de comunicación contribuye a ofrecer una buena y sólida imagen de la empresa o profesional que los emplea.

Elegir una plantilla de Microsoft Word

Para elegir una plantilla de Microsoft Word que se adapte a nuestras necesidades, basta seleccionar la opción de “Nuevo documento” en el menú archivo. Se abrirá una pantalla que permitirá elegir la plantilla que se desea utilizar. Normalmente, en las diferentes versiones del programa Word, las plantillas vienen clasificadas en categorías generales. La versión 97-2003 cuenta con una categoría de “cartas y faxes” mientras que en la versión más reciente, la 2007, estas dos categorías figuran por separado.

Dentro de cada una de estas categorías son múltiples las plantillas que se pueden descargar. En el caso de los faxes, Microsoft ofrece una amplia variedad de carátulas, don diseños sobrios, elegantes, sencillos o informales.

En cuanto a las cartas, la oferta es todavía mayor. Las plantillas se clasifican según el motivo general de la carta: académico, de presentación, de búsqueda de empleo, relacionada con viajes, etc. Hay un apartado específico de cartas de empresa, donde se pueden encontrar modelos para diversos temas, como anuncios, agradecimientos, petición de crédito, cartas de venta, para facturación y pedidos, para el trato con proveedores o para planear reuniones y seminarios.

Uno de los puntos más interesantes de estas plantillas para cartas es que cuentan con un texto base que puede servir de ayuda o modelo a la hora de redactarla, pues ofrece un ejemplo claro de estructuración de los contenidos e introduce expresiones de uso común en este tipo de documentos, como fórmulas habituales de presentación y despedida.

Cómo personalizar una plantilla de Word de una carta o un fax

Se puede utilizar cualquiera de las plantillas que ofrece Microsoft Word como carátula de fax o como modelo de carta. Pero siempre es interesante personalizar el documento para que la empresa o el profesional transmita una imagen única y diferenciada. Esta personalización incluye desde los propios datos de la empresa o profesional, hasta la inclusión de logos o marcas diferenciadoras, el cambio en las tipografías y espaciados o cualquier otra modificación del documento de partida.

Una vez que se haya modificado al gusto la plantilla, habrá que guardarla en formato plantilla, de modo que se pueda volver a utilizar con el mismo aspecto las veces que sea necesario. Para guardar en formato plantilla (extensión .dot) habrá que seleccionar “Guardar como”, y en la opción de “Tipo de documento”, elegir el formato “Plantilla de Word”.

Por defecto, Word guarda todas sus plantillas en una misma carpeta, de manera que el usuario pueda acudir a ella de forma rápida y sencilla cada vez que solicita abrir un “Nuevo archivo”.

Consejos generales a la hora de elaborar cartas y faxes de trabajo

Establecer documentos modelo mediante la creación de plantillas garantiza una imagen homogénea en todos los usos que se haga de los mismos y evita la omisión u olvido de datos fundamentales, como por ejemplo, los datos de contacto, el número de páginas de un fax o un mensaje de confidencialidad del contenido.

Cuando se redactan documentos de trabajo como cartas y faxes, que están destinados a otras personas del entorno laboral, sean clientes o proveedores, conviene siempre cuidar aspectos como la ortografía y el estilo, pues una carta comercial mal redactada, confusa o con errores ortográficos o gramaticales puede ser causa de un grave deterioro de la imagen institucional y profesional.

En el caso del fax, un documento que cuenta con cierto carácter inmediato, el lenguaje a emplear puede ser menos formal que el de la carta, pero no hay que olvidar que hoy día, en España, los estatutos de las sociedades y asociaciones admiten la validez de los documentos transmitidos por fax.

Cuidar el estilo y la presentación en las cartas y faxes de trabajo

Además de cuidar el estilo, la ortografía y la gramática en los textos usados en cartas y faxes en el mundo empresarial, es recomendable huir de las fórmulas rígidas y demasiado formales, acudiendo a un lenguaje sencillo siempre que sea posible (mejor decir “ahora” que “en el momento presente” o “envíenos” que “sírvase a proveernos”).

Con relación a las tipografías, es conveniente utilizar siempre las de tipo formal, evitando letras como la “Comic Sans” o las de fantasía. Y es importante elegir tamaños adecuados para la lectura (en general 11-12 puntos y nunca por debajo de 7 puntos).