¿Porqué se debe planear?

Es sencilla la respuesta a dicha pregunta: Para saber cual es el cámino que se seguirá para alcanzar la meta deseada.

La planeación es un proceso mental de reflexión, análisis, fijación de objetivos y estrategias a seguir para alcanzar una meta propuesta como razón de ser de un negocio. Por ejemplo: Si la empresa que se pretende gestionar se dedicará a la distribución y venta de calentadores solares de agua, entonces habrá que pensar cuantos se pretende vender en el lapso de un año, un mes, una semana, un día. Además, de ser posible, hay que pensar en los posibles clientes a los que se venderá dicho producto, amas de casa, pequeños negocios, empresas, instituciones de gobierno, etc. de forma que se establezca una serie de políticas de venta, de pago, de instalación y otros factores que facilitarán las ventas o que por el contrario, podrían dificultar su comercialización.

Por supuesto, la planeación también se encarga de definir los procesos que se llevarán a cabo para producir y distribuir de la manera mas eficiente posible los productos de negocio optimizando los recursos con los que se cuente. No es lo mismo producir 50 calentadores solares con un costo de $100 dolares cada uno, que construirlos a un costo de $80 dolares por unidad terminada.

Adicionalmente, la planeación busca programar el tiempo que se dedica a la realización del producto y de cada proceso para tener un conocimiento lo mas exacto posible de las fechas en las que se puede disponer de la producción para ofrecerla a los clientes potenciales.

El proceso de la planeación

Entrando en materia, la planeación es un trabajo principalmente intelectual, de investigación, de recopilación de información que después será analizada para utilizarla en la confección de los instrumentos físicos que sustentarán la posterior actividad de la empresa. Para empezar, la planeación sigue el siguiente proceso, integrado por etapas:

0. Diagnóstico

1. Propósitos

2. Premisas

3. Objetivos

4. Estrategias

5. Políticas

6. Programas

7. Presupuestos

8. Procedimientos

El diagnóstico es la base o fundamento de la planeación

El paso previo, fundamental, básico y prácticamente obligatorio ANTES de planear es la realización de un diagnóstico de la situación actual de la empresa, sea de reciente creación o ya consolidada. El diagnóstico es un examen objetivo de todas las áreas que componen la empresa para saber cuál es su condición al principio de un periodo que se pretende planear. De los resultados obtenidos en el diagnóstico se tomará la información necesaria para determinar y definir las siguientes etapas de la planeación.

Los propósitos le dan la razón de ser a la empresa

La misión de una empresa pequeña, mediana o grande se deriva de los propósitos iniciales de los fundadores o creadores de la misma. Cuando nace una organización o negocio, es porque una o varias personas tuvieron o tienen ciertas aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo principalmente, que persiguen en forma permanente a través de la operación de la empresa. Los propósitos definen la razón de ser de un negocio y marcan las directrices generales que serán utilizadas para llevar a cabo la actividad del mismo.

Un ejemplo de propósito para el caso que se ha estado usando sería:

"Vender calentadores solares para ayudar a reducir la contaminación generada por el uso de combustibles fósiles y obtener ganancias con esta actividad"

Las premisas ayudan a diseñar los planes de manera mas efectiva

Una premisa es un supuesto sobre las condiciones actuales y futuras de ciertos factores (sociales, económicos, políticos, etc.) que pueden afectar el desarrollo de las actividades planeadas y por tanto ayudar o perjudicar a lograr los resultados deseados.

Las premisas ayudan a crear escenarios posibles que permiten diseñar planes con mayor certidumbre. El uso de supuestos facilita la creación de alternativas que ayuden a saber cómo alcanzar los objetivos en caso de que se cumplan dichos supuestos. Por ejemplo:

"Se espera que la legislación sobre energía favorezca el uso de generadores amigables con el ambiente durante los próximos 5 años"

Los objetivos son resultados cuantificables, no sueños inalcanzables

Los resultados por alcanzar deben establecerse indicando específicamente la cantidad o monto que se desea obtener así como el tiempo necesario para lograrlo. Los objetivos se plantean en tres niveles:

- Estratégicos o generales para toda la empresa

- Tácticos o departamentales para ciertas secciones o funciones en particular: Contabilidad, compras, ventas, etc.

- Operativos o específicos para grupos, tareas o individuos de manera particular.

Establecer objetivos será relativamente fácil si se ha llevado el proceso de planeación adecuadamente, ya que como se ha visto, inicia con la investigación y recopilacion de información para llegar a un conocimiento profundo de la empresa y su entorno. Ejemplos de objetivos de los tres niveles pueden ser:

Estratégico: " Incrementar la utilidad neta un 15% durante los próximos 3 años"

Táctico: " Reducir el desperdicio y merma de materia prima un 10% en el presente año"

Operativo: "Mantener limpio y ordenado el taller de reparaciones durante 3 meses seguidos"

Las estrategias como cáminos a seguir para llegar al resultado deseado

A partir del conocimiento de las condiciones y circunstancias reales y potenciales que podrían afectar el desarrollo de las actividades, se pueden establecer alternativas a seguir en caso de presentarse escenarios ya contemplados.

Las estrategias definen cursos alternos de acción que permitan utilizar los recursos de la empresa para alcanzar los objetivos definidos de una forma u otra, respetando las circunstancias previstas en los escenarios contemplados. Por ejemplo: "Para incrementar las ventas de calentadores solares, se buscará participar en 3 exposiciones a nivel nacional, 5 ferias locales en distintas regiones del centro, norte y sur del país y una página web de alcance nacional e internacional"

Los planes escritos son una guía no una obligación

Las políticas, programas, presupuestos y procedimientos son documentos resultantes de las etapas previas en los cuales se plasman las guías generales de acción que permitan obtener los resultados deseados razonablemente. No hay que decepcionarse si no se alcanza lo planeado.