Un elemento fundamental para considerar que realizamos nuestro trabajo con eficacia es que dediquemos a cada tarea el plazo de tiempo preciso, sin demoras innecesarias. La optimización del tiempo resulta clave para la productividad, más que nunca en un entorno competitivo como el actual.

Características del tiempo

Igualitario, lineal, indispensable, insuficiente, rígido e irremplazable son algunas de las características que se atribuyen al tiempo: es igual para todos, fluye en una sola dirección, es necesario para llevar a cabo cualquier actividad, su curso no puede malearse ni modificarse y, por supuesto, no puede recuperarse ni reemplazarse.

Consideraciones previas sobre las leyes del tiempo

Las “leyes del tiempo” más conocidas son las de Murphy, Pareto, Parkinson, ABC y Acosta.

  • Las populares leyes de Murphy postulan, en primer lugar, que nada es tan sencillo como parece al principio, en segundo lugar, que todo lleva más tiempo del que se pensaba, y por último, que si algo puede ir mal irá peor. Pareto, por su parte, reflexiona que el 20 por ciento del tiempo de trabajo de una persona contribuye al 80 por ciento de los resultados.
  • Parkinson indica que toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible.
  • Más práctica resulta la ley del criterio ABC, que postula que el 15 por ciento de las actividades origina el 65 por ciento de los resultados, mientras que el 65 por ciento genera el 15 por ciento de los resultados.
  • Las leyes de Acosta, por último, ponen de relieve que una tarea requiere más tiempo mientras más la interrumpimos, y que para una tarea corta siempre hay un minuto, mientras que para una larga nunca hay tiempo (o no lo encontramos).

Planificación del tiempo y la productividad

Para alcanzar el éxito en la administración de nuestras tareas es necesario lograr un equilibrio entre el tiempo en el que las actividades a realizar nos las impone la política organizativa de la empresa de forma directa (por ejemplo asistencia a reuniones de personal) y el tiempo que podemos organizar según nuestro propio criterio. Para ello, debemos analizar el entorno laboral en el que nos desenvolvemos y también, y no es menos importante, nuestra actitud personal ante el trabajo y ante la empresa en particular.

Respecto al entorno laboral, es interesante hacer una reflexión acerca de la cultura de la organización en la que trabajamos: qué actividades debemos llevar a cabo, cuánto tiempo nos ocupan y cuál es la posición del resto de integrantes de la empresa ante la forma vigente de gestión del tiempo.

Para obtener un buen resultado con el menor coste posible, nuestra actitud debe ser concurrente con un criterio de eficacia: la persona eficaz tiene en mente los resultados que desea alcanzar y actúa con iniciativa y constancia para acercarse a ellos.

Determinación de objetivos y la gestión del tiempo en una actividad

Deben ser específicos, es decir, concretos, concurrentes con otros objetivos, o sea, que nos permitan integrar diversos fines y asequibles, ya que si nos planteamos objetivos muy difíciles de alcanzar será complicado mantener la constancia. Por otra parte, registrarlos por escrito resulta útil para sentir que estamos comprometidos con la actividad de gestionar nuestro tiempo. Y, por supuesto, tendremos que escoger un número limitado y razonable de objetivos.

Clasificación de las tareas

Una vez determinados los objetivos que queremos alcanzar, tendremos que clarificar si las actividades a realizar son

  1. Importantes, solo nosotros podemos abordarlas, son imprescindibles para la consecución de objetivos-
  2. Normales, son importantes, pero con posibilidad de posponerse un corto espacio de tiempo o delegarse a otros
  3. Poco importantes, menos vitales para lograr objetivos concretos, pero consumen la mayor parte del tiempo

Análisis de la duración de tareas

Podemos diferenciar las tareas según sean rutinarias (las realizamos de forma cotidiana y sin gran esfuerzo intelectual: llamadas, trabajo técnico, cartas y faxes,…) proyectos en curso (tienen un plazo más o menos fijo de ejecución y exigen cierta planificación y organización personal) o de planificación y desarrollo (tareas que ayudarán a mejorar nuestro trabajo personal).