La administración contable y, por ende, la contabilidad es uno de los instrumentos principales para realizar la administración y gestión de la empresa. Gracias a la contabilidad se clasifican y ordenan las actividades económicas de la empresa, cuantificándose en unidades dinerarias.

La importancia de un sistema contable radica en constituir un medio para así obtener información económica fiable que permita adoptar decisiones. La información que facilita tomar decisiones debe ser recopilada, elaborada e interpretada.

Condiciones de la contabilidad en las empresas

Una de las premisas que la contabilidad debe tener es su homogeneidad, el poder aplicarse de una manera común al conjunto de empresas. Y es que solamente si los elementos que son objeto de la contabilidad poseen una misma naturaleza y raíz, aunque tengan diferentes interpretaciones y valoraciones, será posible realizar una comparación del estado económico y de la economía de varias empresas.

Plan General de Contabilidad, pieza básica en la administración contable en las empresas

En España, el Real Decreto 1643/1990 de 20 de diciembre, aprobó el Plan General de Contabilidad (PGC), vigente hasta el 31 de diciembre de 2007. Y es que también por el Real Decreto 1514/2007 de 16 de noviembre se estableció el nuevo Plan General de Contabilidad, que entró en vigor a partir del primero de enero de 2008. El PGC es un derecho contable de obligado cumplimiento para todas las empresas, independientemente cual sea su naturaleza jurídica: individual o societaria.

Documentos de las cuentas anuales en las empresas para realizar la administración contable

El máximo exponente de la contabilidad empresarial son las cuentas anuales, que comprenden los siguientes documentos:

  1. Balance. Contiene un resumen de las cuentas del patrimonio, los bienes y derechos que tienen posibilidad de ser valorados en unidades monetarias al cierre del ejercicio. Según el artículo 34 del Código de Comercio, en el balance debe figurar el activo de la empresa, formado por los bienes y derechos; y el pasivo, que está formado por las obligaciones y fondos propios.
  2. Cuenta de pérdidas y ganancias. Cuenta de pérdidas y ganancias: Según el Plan General de Contabilidad (PGC), la cuenta de pérdidas y ganancias cuantifica la renta de la empresa y describe su formación. De un modo separado muestra los ingresos y gastos del ejercicio y su diferencia, el resultado.
  3. Memoria. Completa la información contenida en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias. Y es que la complejidad de las operaciones empresariales obliga a contar con un instrumento que permita clarificar, explicar y especificar el motivo de ausencias o situaciones cuantitativas de la actividad empresarial durante un ejercicio económico.
Estos tres documentos no se redactan al libre albedrío y ni uno puede ir sin el otro. La esencia de los tres radica en que deben formar una unidad, siendo la claridad la seña de identidad de su redacción y el mostrar la imagen fiel de la realidad económica de la empresa su objetivo único.

Principios de administración contable: imparcialidad y objetividad

La actividad contable se sustenta sobre una serie de principios que tienen como objetivo conseguir la imagen fiel de la empresa. El postulado de la imagen fiel descansa sobre dos conceptos: la imparcialidad y la objetividad a la hora de realizar las cuentas anuales.

El Plan General de Contabilidad (PGC) considera seis los principios de obligado cumplimiento en la contabilidad de todas las empresas:

  1. Principio de empresa en funcionamiento: La empresa y su gestión tiene una duración ilimitada.
  2. Principio del devengo: Cuando se realice la imputación de ingresos y gastos, deberá hacerse siempre en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan y con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria que de ellos se deriva.
  3. Principio de uniformidad: Siempre que se adopte un criterio contable, dentro de las posibilidades que ofrezca el marco legal, deberá mantenerse siempre a lo largo del tiempo y aplicarlo a todos los elementos que formen parte del patrimonio de la empresa que tengan las mismas características. El criterio se podrá cambiar cuando se alteren los supuestos que llevaron a elegirlo, señalando en la memoria este cambio y sus consecuencias.
  4. Principio de prudencia: Únicamente se pueden contabilizar los beneficios que se hayan realizado a la fecha de cierre del ejercicio. Este principio tiene un carácter preferente sobre los demás principios.
  5. Principio de no compensación: No se podrá compensar nunca las partidas del activo y del pasivo del balance. Se valorará de forma separada los elementos que integran las distintas partes del activo y del pasivo.
  6. Principio de importancia relativa: Se podrá admitir la no aplicación de alguno de los principios anteriores, siempre y cuando la importancia en términos cuantitativos de la no aplicación sea escasa y no altere las cuentas anuales.
Seis principios de vital importancia, de obligado cumplimiento para las empresas, si vale el símil, como los Mandamientos. Fundamentales para llevar a cabo una adecuada administración y gestión de empresas. De no cumplirlos, las empresas cometerán un pecado, no reflejarán la imagen fiel de su patrimonio.