- El SPAM hace perder miles de euros al año. - Noé Soriano
El spam o correo no deseado es uno de los problemas más preocupantes, actualmente, para los usuarios del correo electrónico. Además de suponer un peligro de seguridad para los sistemas informáticos, al contener muchas veces archivos peligrosos como spyware, virus, phising, etc., son un auténtico quebradero de cabeza empresarial ya que genera unos importantes costes de infraestructura para evitarlo o, en su defecto, gasto de recursos humanos para eliminarlo.
Esto se resume de la siguiente forma: cualquier empresa u organización tiene que optar por contratar servicios antispam o licencias de software destinado a filtrarlo (incluidas o no, en licencias de paquetes de software más complejos: Office, antivirus, suites de seguridad, etc.), o de lo contrario asumir unos importantes costes anuales en forma de gasto de recursos humanos.
Costes reales del SPAM
Estos costes se producen por el tiempo perdido en eliminar los mensajes no deseados. Puede parecernos sorprendente porque, al fin y al cabo, apenas son unos segundos los que tardamos en visualizar que, un correo dentro de nuestra bandeja de entrada, es spam y dar al icono de la papelera para enviarlo, con billete sólo de ida, al lugar que le corresponde. Pero echemos cuentas a ver si realmente es tan poco tiempo. Supongamos una empresa u organización de 10 empleados, lógicamente cada uno de ellos con una cuenta de correo electrónico asignada.
El spam provoca más de 3.000 euros de pérdidas anuales a una organización media.
Pongamos como ejemplo que cada uno de ellos recibe 20 mensajes de correo no deseado (spam) al día y que tarda una media de 10 segundos en identificar y borrar cada uno. Suponiendo 22 días laborables al mes, realizando el cálculo nos da un resultado de 150 horas de mano de obra invertidas al año en esta labor. Suponiendo un coste medio de la hora de mano de obra de 20 euros, la cifra anual total que pierde una empresa por el spam es estremecedora, más aún en tiempos de crisis: 3.000 euros anuales.
Si desea saber cuánto se gasta usted con el spam, Google nos brinda una herramienta para realizar este cálculo Calculadora costes de SPAM empresariales de Google.
Soluciones a los costes del SPAM
La respuesta a la pregunta: ¿Cómo podemos eliminar los costes empresariales que supone el spam?, es muy sencilla: eliminando el spam. Hay cientos de herramientas, servicios y aplicaciones que permiten realizar un filtrado de los correos electrónicos que entran en el servidor de nuestra organización y eliminar previamente el correo no deseado, pero merece la pena detenerse unos instantes a seleccionar la solución adecuada.
No entraremos en este artículo en los costes de cada solución ya que lógicamente en función de sus prestaciones, capacidad, cuota de filtrado y tipo de licencia, varían de unas a otras. Pero sí vamos a incidir en la operatividad o metodología del sistema antispam que seleccionemos. Es decir, cómo se presentan los resultados de filtrado y que trabajo generan los mismos en función de su efectividad y herramientas de supervisión.
Falsos positivos y revisión efectiva
La idea principal a plasmar, es que de nada sirve eliminar los costes que nos genera el spam en tiempo perdido borrándolo, si la herramienta que instalamos para solucionarlo nos va a hacer perder el mismo tiempo en ver si ha filtrado bien los correos. El problema principal son los falsos positivos, es decir cuando un software o filtro antispam marca un correo válido de una fuente segura como no deseado y lo mete en la cuarentena. Para las empresas u organizaciones este es un problema serio ya que perder un correo importante puede suponer una pérdida de información crítica para el negocio.
"Poder identificar los falsos positivos fácilmente es fundamental en un filtro antispam”
La solución pasa porque nuestra herramienta antispam tenga un buen sistema de revisión de estos falsos positivos. Hay dos modalidades principales, la de una cuarentena común que revisa un administrador o responsable y la segunda -mucho más efectiva-, que el filtro mande informes individualizados a cada empleado diariamente con los mensajes que ha filtrado.
Esto tiene la ventaja de que la revisión es mucho más rápida pues cada empleado conoce perfectamente quién puede mandarle correo, mientras que un administrador común invertiría más tiempo. Además será imprescindible que el empleado pueda pulsar en un enlace para indicar al sistema que entregue un correo en particular o que incluya a su remitente en la lista blanca. Este informe deberá llegarle a su bandeja de entrada para evitar perder el tiempo entrando en paneles de administración y zonas de cuarentena o abriendo las aplicaciones en el equipo.
Un ejemplo de este efectivo sistema de trabajo son los informes de la herramienta SpamTitan como se puede ver en la captura, además del típico panel de administración de cuarentena de cuentas y dominios (aquí se puede ver una demo), con este informe que entra en el correo del usuario con un sólo vistazo vemos si hay algún falso positivo, sin perder tiempo. Si se ha producido alguno, desde el mismo email, pinchamos en lista blanca o entregar y solucionado.
Conclusión
Para finalizar, decir que tan importante es para una empresa u organización disponer de una herramienta de filtrado de spam efectiva, como que esta sea rápida y fácil de usar para la revisión de la cuarentena y falsos positivos. De no ser así, el tiempo que ahorramos en no leer spam lo perdemos en el uso de la herramienta de filtrado.
Noé Soriano - Consultor Informático experto en nuevas tecnologías y servicios de Internet. Redactor Técnico y Agente de ...
