Organizar una rueda de prensa, en términos generales, es sencillo. Basta con seguir una serie de pasos previos para que, llegado el momento de la convocatoria y la celebración de la rueda de prensa, ésta sea perfecta desde el punto de vista de la organización. Otra cosa será conseguir la cobertura mediática deseada, que depende de más factores además de los puramente organizativos.

La convocatoria a la rueda de prensa

La convocatoria se hace vía e-mail o fax, aunque este último cada vez se usa menos, mediante un aviso donde se debe indicar claramente el título de la rueda de prensa, la hora, el lugar, los asistentes (destacando los VIPs si los hay) y un breve resumen de los puntos que se van a tratar.

Lo normal es convocar a los medios de comunicación cuyos contenidos mejor encajan con lo que se va a comunicar. En el caso de los medios generalistas es preferible dirigirse a las secciones oportunas (economía, cultura, internacional…). Estos mails de contacto suelen estar disponibles en sus páginas web o llamando por teléfono. Es fundamental enviar la convocatoria también a las principales Agencias de Prensa, ya que éstas preparan agendas, con previsiones para varios días, de las que se alimentan los diferentes medios de comunicación.

La convocatoria se envía el día anterior (o dos como mucho) por la mañana. Si la rueda de prensa es un lunes, entonces se puede enviar el viernes y hacer un recordatorio el domingo. Se debe enviar antes del mediodía y durante la tarde se pueden hacer llamadas de comprobación para ver si ha llegado a la redacción, aunque es habitual que nadie confirme su asistencia porque hasta el mismo día no saben cómo está la agenda ni qué asuntos elegirán para cubrir, salvo que el tema sea de máximo interés.

Si se va a entregar algún obsequio (por ejemplo, el mismo libro que se presente en la rueda de prensa, una muestra de algún producto de la empresa…) es bueno indicarlo en la convocatoria. Lo mismo si se va a ofrecer un aperitivo después, para que los periodistas cuenten con ese tiempo extra que les va a hacer falta. Aunque en este último caso es difícil que se queden porque, por lo general, tienen varios asuntos que cubrir en una mañana o aprovechan para volver rápidamente a la redacción e ir cerrando temas.

Material necesario para la rueda de prensa

Es imprescindible llevar suficiente número de dossieres de prensa para entregar a todos los periodistas que acudan a la cita. Según van llegando al punto de reunión, se les hace entrega de un ejemplar y es conveniente apuntar de qué medio son, para llevar un control. Si se ha prometido entregar algún obsequio, se puede entregar con el dossier o a la salida.

Si los ponentes son varios o no son muy conocidos, aunque lógicamente se presentarán antes de hablar, es recomendable colocar unos carteles sobre la mesa con sus nombres y apellidos para ayudar a su identificación.

El día de la rueda de prensa

El día que se celebra la rueda de prensa hay que ir un poco antes a la sala para comprobar que todo está en orden. Si está previsto hacer alguna proyección es bueno chequear que funciona. Esto último incluso un par de días antes, para tener tiempo suficiente de reacción en caso de que diera problemas.

Una vez que se ha celebrado la rueda de prensa o, incluso, durante su celebración se debe enviar el dossier de prensa al resto de medios que no han acudido ya que pueden no haberlo hecho por un problema de agenda y no por falta de interés.

Si el presupuesto lo permite, un fotógrafo puede hacer unas cuantas fotos y una de ellas puede acompañar al dossier que se envía por mail, por si algún medio quiere ilustrar la noticia con una imagen. No hay que olvidar enviar un pie de foto explicando quién aparece en la misma.

El día después de la rueda de prensa

Durante los días posteriores a la celebración de la rueda de prensa hay que estar pendiente de los medios de comunicación, especialmente de aquellos que acudieron a la convocatoria. Los más fáciles de seguir son los escritos.

La información puede aparecer al día siguiente o quizá unos días más tarde, en algún especial o en algún cuadernillo especializado, según cuál haya sido el tema central de la rueda de prensa.