Todos los documentos en papel que se van acumulando sobre el escritorio requieren una toma de decisiones, lo mismo que los archivos informáticos, los correos electrónicos, los mensajes del buzón telefónico….Si bien las decisiones se reducen básicamente a dos: la eliminación o el archivo de documento o registro.

Sin embargo, a menudo cuando se piensa en el archivo, solo se quiere perder el tiempo de decir “para archivar”. Una actitud que a corto y medio plazo genera problemas. Muchos archivos, con una gestión ágil y eficaz y dedicándoles unos minutos diarios: solamente expurgando papeles obsoletos y eliminando duplicados podrían reducirse hasta en un 50%.

El hábito de “ojear” toda la documentación que llega a nuestras manos, el no tener objetivos claros respecto a qué es importante o no para la empresa y el miedo a tirar en sí mismo son tres de los principales frenos a la realización de un correcto trabajo de eliminación de documentos.

Siete preguntas clave a hora de decidir qué hacer con un documento

¿Todo documento nos parece útil?, ¿no sabemos qué tirar? Este es uno de los principales problemas a la hora de afrontar el archivo de la documentación de oficina. La autora Cristina Parera nos propone un sencillo sistema al que recurrir a la hora de decidir qué hacer con un documento. Son siete preguntas básicas pero eficientes y útiles para replantearnos la utilidad real del documento:

  1. ¿Requiere este documento alguna acción por mi parte? El hecho de haber recibido el documento no significa que inmediatamente tengamos que guardarlo. Si es un documento solo informativo, hemos leerlo, tomar nota de los que nos interese y deshacernos de él. Si no requiere acción por nuestra parte, archivarlo o tirarlo de inmediato.
  2. ¿Puedo encontrarlo en otro sitio? ¿Lo hemos generado nosotros o es de otro Departamento? ¿Hay alguien en la empresa que puede facilitarnos información más completa si de verdad lo necesitásemos? ¿Necesitamos tener una copia en el papel si ya la tenemos en el ordenador?
  3. La información que proporciona ¿es suficientemente reciente para ser útil? Hoy en día la información se convierte en obsoleta rápidamente. Es más útil conocer las fuentes de información que nos pueden mantener al día sobre cualquier objeto que guardar la propia información. Por ejemplo, artículos de revista con información sobre programas informáticos quedan caducos en cuestión de meses. Es mejor anotar la fuente en nuestro tarjetero y una vez leída la información deshacerse de ella.
  4. ¿Para qué puedo utilizar específicamente esta información? Si no tenemos muy claro cómo podríamos utilizar la información recibida es mejor tirarla. Será fácil que olvidemos que la tenemos y no seamos capaces de encontrarla después.
  5. ¿Existen implicaciones legales o financieras? Tener claras las implicaciones legales y/o financieras de los documentos nos ayudará de forma importante a tomar decisiones en el arte de tirar.
  6. ¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tuviera esta información? Esta es una de las preguntas claves a la hora de tomar la decisión de tirar, a la que se une la siguiente:
  7. ¿Necesita alguien esta información? Sólo una gestión eficaz de la información nos ayudará a responder esta pregunta y darnos la completa seguridad de que podemos tirar la documentación sobre la que tenemos dudas.

Agenda, calendario y clasificadores: básicos para una organización eficaz

Según estimaciones el 40% del “papeleo” acaba en la papelera, otro 40% se archiva y solo un 20% requiere una actuación. Con ello y con todo, actuar sobre ese 20% a menudo nos sobrepasa por su volumen y la urgencia. Un ligero cambio en nuestros hábitos puede ayudarnos a afrontar con eficacia el papeleo acumulado en muestro escritorio:

  • El uso de agenda calendario puede ayudarnos a eliminar gran cantidad de papel y archivos del ordenador. Con algunos documentos bastará con extractar toda la información que nos sea necesaria del documento, anotarla en nuestra agenda e inmediatamente tirarla a la papelera.
  • Asimismo, las citas que recibamos las anotaremos directamente en nuestra agenda. Si existe información adicional como actividades o direcciones podemos anotarla en la misma agenda o poner una nota que remita ver el Archivo de Pendiente. No debemos anotar demasiada información en la agenda a fin de que no nos dificulte la lectura.
  • Los Archivos de Acción son también de gran ayuda. Podemos organizarlos en bandejas o en un clasificador. Si la carga de trabajo no es excesiva tres bandejas priorizadas por su urgencia (A. Urgente, B. Prioritario, C. Normal) pueden ser suficientes. Depende de la cantidad de trabajo que tengamos podemos abrir tanta carpetas o bandejas como categorías de acción desempeñemos o consideremos útiles ( por ejemplo, Correo (entrada), Llamar, Escribir, Leer, Llamadas en espera, Fotocopiar, Facturas a revisar, Salida, Hacer pedidos, proyectos en curso,…). Podemos ubicarlos cerca de nuestra mesa de trabajo, bien un árbol de bandejas adosado a la mesa o colocadas en estanterías.
Con estas sencillas claves se puede mantener el archivo de la oficina en orden y recuperar fácilmente la documentación necesaria para el desarrollo del trabajo diario y el éxito de la empresa.