Las empresas y trabajadores autónomos están obligados a emitir factura por los trabajos desarrollados o servicios prestados. La aplicación informática Microsoft Excel ofrece sencillas y prácticas plantillas para elaborar facturas completas según la normativa vigente.

Hacer una factura en Microsoft Excel

Excel es un programa que ofrece una versátil hoja de cálculo. Se puede emplear este programa para elaborar facturas. La opción de introducir fórmulas matemáticas permite diseñar un documento que reporte el importe total de la factura a partir de la suma de los conceptos parciales y el cálculo de impuestos como el IVA y el IRPF (para España).

Excel permite crear diseños elaborados y personalizados, introduciendo incluso imágenes como el logo de la empresa. Pero una de las grandes ventajas que ofrece esta hoja de cálculo es una completa lista de plantillas para elaborar todo tipo de facturas de una forma rápida, cómoda y sencilla.

Plantillas gratuitas de Excel para elaborar facturas

Tanto Excel como los restantes programas de Microsoft Office cuentan con una serie de plantillas gratuitas para diversos tipos de documentos, como presupuestos, inventarios, faxes y cartas, invitaciones, informes de gastos, carátulas de CD y DVD, horarios, listas, recibos, calendarios y, cómo no, facturas.

La gran ventaja de las plantillas de Excel es que ofrecen ya hecho gran parte del trabajo duro de crear un documento como una factura. Con un formulario como éste ya no es necesario dedicar tiempo a pensar qué campos debe contener la factura o cómo organizarlos en el espacio para que el documento sea claro, legible y cumpla su función. Las fórmulas que calculan los importes de la factura están ya incluidas, para facilitar aún más el trabajo.

Las plantillas son fáciles de rellenar y permiten la personalización para crear un diseño único, ya que hay que tener presente que la factura es también un documento de presentación de la empresa o del autónomo que la emite. Una factura con presentación deficiente o mal elaborada transmite una mala imagen.

Una plantilla de Excel para cada tipo de factura

Microsoft Excel 2007 ofrece diferentes tipos de plantillas de facturas para diferentes trabajos o servicios prestados. Algunos modelos son sencillos y otros son de tipo específico, como “Factura de ventas con cálculo de impuestos, envío y administración”, “Factura por servicios jurídicos prestados”, “Factura de venta con número de reserva” o “Factura de servicio con deducción de depósito”.

Cómo rellenar una plantilla de factura

Rellenar las plantillas de factura de Microsoft Excel es sencillo e intuitivo. Las plantillas contienen todos los campos necesarios en este tipo de documentos, como la fecha y el número de factura, los datos del emisor y el destinatario, el concepto, y los datos referentes al importe y a los impuestos. Estas plantillas suelen contener de partida las fórmulas para calcular el montante total, como por ejemplo la multiplicación de los importes unitarios por el número de unidades, las sumas de importes o los cálculos de los tipos impositivos.

Sobre las fórmulas, resulta imprescindible revisar que son todas correctas. En el caso del tipo impositivo (IVA) hay que cerciorarse de que el que figura es el que corresponde al caso que se está tratando. Para las facturas emitidas por trabajadores autónomos hay que prestar atención al IRPF, que en general supone un descuento del 15% sobre la base imponible y que no suele venir contemplado en este tipo de plantillas, por lo que habrá que incorporarlo y modificar la fórmula de cálculo del total de forma adecuada.

Crear una plantilla de factura propia en Excel

Si se desea crear una plantilla propia, se puede partir de una ya existente y personalizarla al gusto, lo cual facilitará el trabajo, o crearla desde cero. En cualquiera de los dos casos, una vez esté la plantilla completa, hay que guardarla como archivo de plantilla, que son aquellos que cuentan con una extensión ".dot" o ".dotx", de pendiendo de la versión que se utilice del programa. Por defecto, Excel guarda todos los archivos de plantilla en la misma carpeta. Para acceder a las plantillas preexistentes y a las creadas por el usuario, siempre que se hayan guardado en la carpeta de plantillas, basta pinchar en el menú de "Nuevo Archivo" y seleccionar la plantilla deseada.

Una vez que la plantilla esté rellena con los datos de la nueva factura, este documento podrá guardarse como un archivo normal de Excel. De este modo se conservará copia electrónica de todas las facturas emitidas y la plantilla permanecerá intacta y será reutilizable las veces que se desee.

Usar siempre el mismo modelo de factura

Para concluir, una vez elegida y personalizada la plantilla de la factura, es recomendable utilizar siempre la misma, al menos durante el mismo ejercicio económico, para transmitir una impresión de uniformidad, solidez y continuidad del negocio de cara a los clientes que habrán de recibir el documento de pago.