La administración es una disciplina científica que ayuda al empresario a gestionar su negocio de la mejor manera posible. El cuerpo de conocimientos que integran la administración es abundante pero tiene ciertos elementos fundamentales que son fáciles de identificar y que además son extremadamente útiles para acelerar la mejora continua de la empresa.

Uno de los instrumentos fundamentales de la administración que ayudan al empresario a mejorar su gestión espectacularmente es el diagnóstico integral empresarial o simplemente diagnóstico empresarial.

¿Para qué sirve un diagnóstico integral empresarial?

El objetivo de este diagnóstico es analizar con base en las mejores prácticas empresariales (preferentemente basadas en modelos internacionalmente reconocidos tales como ISO 9000, EFQM y otros) cuál es la situación que guardan las diferentes áreas de la empresa con respecto a las mejores prácticas de calidad mundial.

La información obtenida de la aplicación del diagnóstico es muy valiosa tanto para la planeación estratégica como para la organización, dirección y control de la empresa en su conjunto. Con los datos recogidos y analizados en el diagnóstico es fácil detectar donde se debe trabajar para mejorar y cuáles son las áreas de la empresa en la que se están haciendo mejor las cosas; esta información permite tomar decisiones y diseñar los planes y programas para balancear los recursos y obtener un desempeño adecuado, con lo que se puede alcanzar con mayor eficiencia los objetivos de la organización.

¿Cómo se lleva a cabo el diagnóstico integral empresarial?

La aplicación de un diagnóstico empresarial empieza por diseñar el instrumento de investigación y su metodología; primero, es conveniente buscar y seleccionar un modelo adecuado al tipo de empresa, una buena opción es elegir algún modelo de reconocido prestigio internacional que incluya todas las áreas que interesa analizar.

Una vez elegido el modelo sobre el cual se diseñará el diagnóstico, el siguiente paso es elaborar los cuestionarios, entrevistas, encuestas, indicadores de desempeño y herramientas auxiliares que se utilizaran para recoger los datos. El instrumento principal por razones de economía de tiempo y dinero puede ser el cuestionario, el cual es recomendable que contenga entre 20 y 50 preguntas o ítem por cada una de las áreas a investigar.

Áreas de revisión del diagnóstico integral empresarial

La investigación que permitirá recopilar información estratégica de la empresa debe incluir las siguientes áreas, funciones o departamentos:

  1. Planeación estratégica
  2. Administración general
  3. Recursos humanos
  4. Contabilidad
  5. Finanzas
  6. Producción
  7. Abastecimiento y distribución (logística)
  8. Comercialización y/o mercadotecnia
  9. Gestión de la calidad
  10. Clima laboral
Para cada una de estas áreas se sugiere diseñar unas 20 preguntas mínimo para determinar la situación actual en la que se encuentran con respecto al modelo de referencia.

El tiempo que se estima conveniente para aplicar el cuestionario y algunas otras herramientas de recopilación de datos es de unos 45 a 90 minutos por cada área de estudio.

Técnicas estadísticas y otras herramientas de análisis de datos para evaluar la empresa

Una vez recogidos los datos de cada una de las áreas sujetas a estudio, se procederá a la captura y aplicación de técnicas estadísticas para la interpretación de la información y obtención de conclusiones. Se recomienda elaborar cuadros y tablas de análisis en aplicaciones de hoja de cálculo como Excel o similares (Sun ofrece una suite gratuita con una excelente hoja de cálculo) que reduzcan el tiempo de análisis y a la vez ofrezcan la posibilidad de graficar los resultados de la evaluación.

En cuanto a la complejidad del análisis la mayoría de las veces será suficiente con utilizar medidas de tendencia central tales como promedio aritmético o media, mediana, moda, varianza, desviación estándar, y algunos métodos paramétricos tales como la distribución normal, la distribución t de student para muestras pequeñas y quizá alguno más, sin embargo, por experiencia se ha visto que con la comparación directa y la media aritmética es normalmente lo único que hace falta para evaluar la situación actual.

Redacción del informe final y plan de mejoras

Con la información obtenida del análisis estadístico y la evaluación cualitativa de la situación, se procede a la elaboración del informe final del diagnóstico. Es en esta fase donde se podrá determinar la estrategia a seguir para mantener, mejorar o modificar los procesos de la empresa durante los próximos periodos de actividad y gestión.

El informe debe contener una introducción donde especifique el objetivo de evaluación y detección de la situación actual. Es importante recordar que un diagnóstico no tiene la finalidad de calificar como buena o mala la gestión de la empresa, simplemente detecta las áreas en las que se debe mejorar o modificar los procesos para obtener el mejor desempeño.

En la redacción del cuerpo del informe se dedica un pequeño apartado para comentar la situación encontrada en cada área diagnosticada y al final algunas sugerencias para mejorar su desempeño con base en el modelo de referencia.

Adicionalmente al informe, se puede incluir en la parte final del mismo un programa o sugerencia de plan de mejoras preferentemente con actividades clave a desarrollar en los próximos meses o hasta un año.

El diagnóstico como herramienta de planeación y control administrativo

El informe final del diagnóstico y el proceso mismo de diagnóstico de la empresa es un excelente instrumento de gestión ya que permite identificar y detectar con oportunidad aquellas áreas en las que se tiene que trabajar con mayor énfasis para lograr una administración más efectiva y balanceada, lo que facilitará a la empresa alcanzar sus objetivos con mayor facilidad y rapidez.

El diagnóstico empresarial es entonces, una herramienta más de la planeación estratégica y también un método de control al proporcionar información para medir el desempeño y la desviación de los objetivos, para tomar acciones preventivas y correctivas que corrijan las actividades y con ello optimizar el uso de los recursos de la empresa.