Power Point es un programa que pertenece al paquete Office de Microsoft y es frecuentemente utilizado para realizar presentaciones que acompañan las exposiciones orales en reuniones de trabajo, aulas o cualquier espacio en el que se use la oratoria para expresar alguna idea.

Se ha vuelto tan imprescindible en las presentaciones actuales, que muchos lo consideran sinónimo de un trabajo bien presentado y de calidad que apoyará de forma eficaz la exposición. Sin embargo, la realización de una presentación de Power Point no es siempre sinónimo de calidad y debe cumplir con una serie de factores para alcanzar la finalidad comunicativa perseguida.

La importancia de definir las necesidades del mensaje y del destinatario

El primer error que se suele cometer a la hora de redactar estas presentaciones, es el de precipitarse, de forma casi automática, a la redacción compulsiva de las ideas que van apareciendo al pensar en el mensaje que se quiere transmitir.

Lo primero que se debe hacer, antes incluso de abrir el programa, es realizar un pequeño esquema en el que se definirá qué se quiere transmitir al receptor o al destinatario de la comunicación. Del mismo modo, hay que analizar qué espera el receptor de esa comunicación. Con este sencillo primer paso, se evita perder de vista el objetivo y, de este modo, se podrán seleccionar de forma más efectiva, los elementos gráficos y las palabras exactas que se correspondan con lo plasmado en el esquema. Además, la elaboración del esquema, ayuda a que la información del expositor sea más accesible para la audiencia.

Simplicidad en la redacción de las ideas

Una vez concluido el esquema comunicativo, el futuro expositor puede comenzar a redactar las ideas. La redacción debe realizarse de una forma sencilla, empleando ejemplos directos y evitando caer en fórmulas complejas o rebuscadas que pudieran llegar a confundir al receptor del mensaje. Además, la redacción debe ir acompañada de una revisión constante de la ortografía del mensaje para evitar situaciones incómodas que desacrediten el discurso, por no haber realizado una simple revisión.

Extensión máxima de las diapositivas

Del mismo modo, es necesario contabilizar tanto el número máximo de palabras por diapositiva, como la cantidad total de diapositivas en la presentación; Según Guy Kawasaki (especialista en nuevas tecnologías y mercadotecnia), este número no debe exceder de las diez diapositivas, pudiendo emplear, en cada una, un promedio de entre 30 y 40 palabras. Otra regla, la 20-20, recomienda a los oradores realizar una presentación con 20 diapositivas y que, cada una de ellas tenga 20 palabras.

Lamentablemente, es frecuente el atiborramiento de información en las presentaciones de Power Point, llegando, en muchos casos, a emplear este medio como una reproducción íntegra de los libros de estudio o del contenido del informe objeto a exposición en la reunión laboral. Esta práctica, obstaculiza la exposición más que proporcionar un apoyo al orador, pues, al observar tanta información, el pánico de olvidar algo podría obligarle a comenzar a leer, en lugar de dirigirse directamente al público, mientras que los receptores, podrían verse abrumados ante la estética saturada de la pantalla, prefiriendo pensar en otra cosa.

Aspectos gráficos de las diapositivas: tipografía, color y colocación del texto

La elección de la tipografía es fundamental, pues, además de pensar en los elementos gráficos, el orador debe considerar cómo será leído el texto una vez sea expuesta la presentación. Para esto, se debe tener en cuenta la iluminación del recinto, el tamaño del mismo y la calidad del proyector, por lo que se recomienda el uso de fuentes sencillas que sean fácilmente legibles, como por ejemplo: Times New Roman, Arial, Verdana, etc. con un tamaño que se pueda leer como mínimo a unos tres metros;

según Guy Kawasaki 30 puntos es el tamaño adecuado.

La utilización de varias tipografías, para hacer más atractivo el documento, es completamente viable, sin embargo, el número máximo de tipografías no debe exceder de tres, conservando siempre la uniformidad en la decisión, es decir, si se va a emplear Times New Roman para los títulos y en el cuerpo textual Verdana, siempre debe utilizarse la misma combinación.

En lo que respecta al color, se deben tener las mismas consideraciones en cuanto a la iluminación y al recinto, además de la combinación con los elementos gráficos y textuales que completen la presentación. Por ello, se deben elegir fondos con colores neutros y apagados, sin elementos gráficos complejos que saturen la imagen final del documento una vez que se le añada el resto de los elementos.

La colocación es otro aspecto fundamental, pues según explica la Ley de Brandt y Starch, el cuadrante superior izquierdo es el más adecuado para colocar el mensaje por la tendencia occidental a leer de izquierda a derecha, lo que motiva al lector a posar sus ojos en ese lugar con un porcentaje de fijación del 45%.

Si se emplea la presentación de Power Point de forma organizada y consciente, siguiendo los aspectos anteriormente desarrollados, la exposición, sin duda, acabará siendo más aceptada, recordada y valorada por los oyentes.