Los diferentes programas con los que cuenta la suite Microsoft Office, como el editor de textos Word, la hoja de cálculo Excel o el programa de presentaciones Power Point, entre otros, ofrecen al usuario un amplio abanico de plantillas de diferentes tipos de documentos que facilitan y agilizan el trabajo. En el sitio web de Microsoft Office se pueden consultar todas estas plantillas que pueden descargarse cómodamente desde el propio programa de forma rápida y sencilla, si se dispone de una conexión a Internet.

Qué es un plantilla y para qué sirve

Una plantilla es un tipo de documento que cuenta con contenidos, ya sean estos texto, estilos definidos, formatos, diseño de página, etc. Una plantilla es un punto de partida que facilita al usuario la creación de documentos. Así, el procesador de textos Word ofrece plantillas para documentos tales como informes, currículos, cartas, invitaciones, carátulas, etc.; la hoja de cálculo Excel cuenta con plantillas de formularios, facturas, calendarios, listados, etc. Los restantes programas que se integran en Microsoft Office, como Power Point, Access, Publisher, etc., cuentan también con plantillas de documentos de uso frecuente.

Las plantillas ofrecen buenas soluciones para una amplia gama de documentos y son especialmente útiles para aquellos que deben usarse varias veces y siempre con una estructura similar, como una carátula de fax, un presupuesto, una agenda o una presentación en pantalla.

Plantillas instaladas: cómo acceder a ellas

Los programas que integran la versión 2007 de Microsoft Office (y también la versión 2003 de la suite, aunque con ligeras variaciones) cuentan con varias plantillas instaladas, que el usuario puede utilizar directamente. Para acceder a ellas, basta hacer click en el menú "Nuevo". En la ventana de "Nuevo Documento" hay que hacer click en "Plantillas Instaladas" y elegir la plantilla deseada. De cada una de estas plantillas se muestra una miniatura y una vista previa ampliada para que sea más fácil seleccionar la adecuada.

Una vez elegida la plantilla, basta hacer click en "Crear" y se abrirá un nuevo documento basado en dicha plantilla. Este nuevo documento, que es copia de la plantilla, puede personalizarse según el gusto y la necesidad del usuario y guardarse como documento normal dentro de la carpeta que se desee. La plantilla original permanecerá inalterada en su ubicación original, dentro de "Plantillas Instaladas".

Descargar plantillas de Microsoft Office Online

Además de las instaladas, los programas de Office cuentan con muchas más plantillas en la página web Microsoft Office on-line, desde donde se pueden descargar gratis y de forma rápida y sencilla.

Para acceder a estas plantillas hay que disponer de una conexión a Internet y puede hacerse desde el propio programa (Word, Excel, Power Point, etc.), sin necesidad de iniciar primero el navegador. El acceso es nuevamente a través del menú "Nuevo", pero en este caso, en lugar de seleccionar "Plantillas Instaladas", habrá que buscar en alguna de las categorías que figuran bajo el menú Microsoft Office Online. Algunas de estas categorías se encuentran a su vez divididas en subcategorías, de modo que se facilite la localización de la plantilla que más se ajusta a las necesidades del usuario.

Una vez dentro de la categoría deseada, basta elegir entre las miniaturas disponibles, de las cuales se puede ver una vista previa ampliada, y pulsar el botón "Descargar" para abrir la plantilla como un nuevo documento.

Las plantillas originales no cambian, y permanecen siempre accesibles en el sitio web de Microsoft Office Online, guardándose una copia de la misma en el equipo del usuario. De este modo, si se desea volver a utilizar esa plantilla, bastará con acceder a la carpeta de "Mis plantillas", en lugar de volver a conectarse con el sitio web de Microsoft.

Una plantilla para usar todas las veces que se desee

La utilidad de las plantillas reside en el hecho de que pueden usarse todas las veces que se quiera sin modificarlas. Al abrir una plantilla, lo que se obtiene es un documento copia de esa plantilla, permaneciendo la plantilla original sin cambios.

Si, por el contrario, se quiere modificar una plantilla para que esta muestre los cambios introducidos las siguientes veces que se use, entonces habrá que hacer click en el menú "Guardar como" y, dentro del cuadro de diálogo que se abre, seleccionar en "Tipo de Documento" la opción de "Plantilla". Los documentos y las plantillas son archivos diferentes y, por ello, llevan extensiones diferentes. Así, por ejemplo, los documentos de Word 2007 cuentan con la extensión .docx (.doc en la versión 2003), mientras que las plantillas se identifican como .dotx (.dot en la versión 2003).

Crear plantillas de documentos propias

Una vez que uno se familiariza con el uso de las plantillas no resulta difícil crear una plantilla propia, ya sea a partir de una ya existente, de un documento ya creado o partiendo de un documento nuevo. El uso de plantillas, sobre todo en documentos de uso habitual, tiene muchas ventajas, ya que evita confusiones con diferentes versiones del archivo y pérdida de documentos al guardar accidentalmente encima; ahorra tiempo al contener información que se repite de un documento a otro; permanece siempre guardada en la misma ubicación, junto con las demás plantillas del programa y es, por lo tanto, fácilmente accesible.