La facilidad para recolectar información y presentar resultados y gráficas en una hoja de cálculo es un recurso muy valioso, tanto individual como a nivel de la empresa. La ofimática, asociada con el conjunto de herramientas básicas que permiten gestionar la información, muchas veces no aprovecha todo el potencial de éstas.

En Microsoft Excel existen funcionalidades muy útiles y sencillas para múltiples propósitos, como el caso de elaboración de facturas con plantillas existentes o bien la creación de la lista de compras. Por eso conviene saber qué es el formato condicional y cómo puede ser utilizado.

Ejemplo sencillo de uso de funciones en Microsoft Excel 2003

El uso del formato condicional permite cambiar el: color, estilo, subrayado, borde y trama de una celda, cuando la información que contiene cumple determinadas condiciones. Esta función es muy útil cuando requerimos destacar un valor en función del comportamiento de la información en la hoja de cálculo.

Para ver el funcionamiento del formato condicional, en Microsoft Excel 2003, se realizará un ejemplo donde se indica con colores el estado de vencimiento de una fecha. Se considera que se tienen conocimientos básicos sobre el uso de Excel, sino se puede revisar una introducción general al uso de la hoja de cálculo.

La idea es que si la fecha está vencida se muestra el fondo en color rojo, si es actual el color se muestre amarillo y si es futura sea de color verde. Suponer que en la columna D se tiene la fecha compromiso para cierta actividad o control. Las celdas de esa columna deben tener el formato tipo Fecha.

Para indicar el formato de la celda se debe seleccionar en el menú Formato, la opción Formato de Celda e indicar en el grupo Número, en la Categoría, el tipo Fecha.

Aplicación del formato condicional en Excel

Para que la celda tenga un comportamiento, en este caso el fondo, variable de acuerdo a la condición que se cumpla se requiere definir el formato condicional. La función se encuentra en el menú Formato en la opción Formato Condicional.

Para asignar un formato condicional a la celda, en el ejemplo, se selecciona la celda en la columna D. Para conocer el estado de la fecha se utilizará la función Hoy() que permite comparar el valor contra la fecha actual y el cambio del fondo de la celda se logra al modificar el color de la trama.

Seleccionar en el menú Formato, la opción Formato Condicional y agregar las siguientes condiciones en cada recuadro, como se muestran en la imagen:

  • Condición 1: Valor de la Celda, Menor que, = Hoy(). En el botón de Formato seleccionar el grupo Tramas y seleccionar el color rojo.
  • Condición 2: Valor de la Celda, Igual a, = Hoy(). En el botón de Formato seleccionar el grupo Tramas y seleccionar el color amarillo.
  • Condición 3: Valor de la Celda, Mayor que, = Hoy(). En el botón de Formato seleccionar el grupo Tramas y seleccionar el color verde.
Después de presionar el botón Aceptar la celda tiene el formato que se indicó y se verá reflejado en la hoja de cálculo.

Otras funcionalidades

Para asignar el mismo formato condicional a toda la columna se puede “arrastrar” hacia abajo, seleccionando y presionando, el pequeño cuadrado que se indica en la parte inferior derecha, al seleccionar la celda.

Para conocer qué celdas son las que tienen formato condicional en el menú Edición, seleccionar la opción Ir a … y en el botón Especiales seleccionar la opción Celdas con formatos condicionales. Esto permitirá resaltar las celdas que tienen formato condicional y poder revisar las condiciones.

En Excel 2007 se tienen funcionalidades adicionales que permiten agregar un comportamiento a los datos numéricos para ofrecer información gráfica adicional, como: barras de datos, escalas de colores o conjunto de íconos.

Cuando no se tienen las herramientas de Microsoft, Open Office ofrece una suite gratuita de herramientas totalmente compatibles con los formatos de su competidor. En el futuro se puede evaluar cómo se aplica esta funcionalidad con estas herramientas.