En los estudios medios y en la universidad lo más normal es que se encarguen "trabajos" de los cuales depende parte de la nota. A diferencia, de por ejemplo, un currículo en Word, estos "trabajos", estudios o ensayos, pueden tener una longitud considerable en ocasiones y estar divididos en capítulos o secciones, por lo que es vital incluir un índice al comienzo o final de los mismos.

¿Por qué hacerlo manualmente si Microsoft Office Word lo hace automáticamente?

Los principales problemas a la hora de crear índice con Word

Ya sea a la hora de escribir un libro, de redactar un informe, un análisis, un cuaderno de carga o un trabajo para la universidad, saber crear un índice es fundamental. Sin embargo, hacerlo de forma manual (con sus capítulos, subcapítulos, etc.) suele ser demasiado complejo, ya que cualquier cambio en el documento conlleva:

Afortunadamente, uno de los trucos de Office más útiles, es la creación, por parte de Microsoft Word, de índices de contenido, de modo que cualquier cambio en el documento, se verá reflejado, de forma automática, en el índice sin que el usuario tenga que hacerlo "a mano".

¿Qué se necesita para crear un índice automático en Word? Usando los estilos

Lo único que un documento necesita para que Word sea capaz de crear su índice es estar escrito con los estilos de Word.

Los estilos son una serie de "tipos de letra" predefinidos por Word que suelen aparecer de forma explícita en la barra de herramientas y que se llaman de diferentes modos:

  • Normal.
  • Título 1.
  • Título 2.
  • Título 3.
  • Referencia.
  • Sutil.
  • Sin espaciado.
  • Etc.
Si selecciona un fragmento de texto y se le aplica uno de estos estilos, automáticamente se cambiará su formato al del estilo, cambiando tanto tipo de letra, como color, espaciado, sangrías, etc. No sólo eso, sino que también reconocerá los fragmentos de texto por su estilo, por lo que puede luego "extraerlos" del documento para crear un índice.

Aplicando estilos en Word. ¿Qué estilos se usan para crear índices?

Aunque se puede utilizar cualquier estilo de los disponibles para crear un índice automático en Word, lo más recomendable es ceñirse a los que están disponibles, pues ya cuentan con un formato adecuado, con tamaños de letra adecuados para nivel de título.

Estos son:

  • Título 1: Para las "partes" principales del documento
  • Título 2: Para los capítulos individuales
  • Título 3: Para los subcapítulos
Durante la redacción del documento se pueden crear atajos de teclado para Word de modo que, por ejemplo, con pulsar ALT + 1 se active automáticamente el estilo "Título 1"; con ALT + 2, "Título 2", etc. De este modo su uso es más sencillo.

Si el documento ya está escrito, se deberá seleccionar cada título de capítulo y aplicarle el estilo correspondiente.

Cómo crear un índice o tabla contenido en Word con los estilos

Una vez se tiene el texto con los estilos adecuados aplicados, no hay nada más sencillo que crear un índice automático.

Para ello hay que posicionarse en el lugar en el que se quiere que aparezca el índice y pulsar en el menú de herramientas en la opción "Índice o Tablas...". Es importante que a continuación se seleccione la opción "Tabla de contenidos", que es como Word llama a lo que comúnmente se denomina índice.

Una vez en "Tabla de contenidos", se puede elegir entre los varios formatos disponibles el más adecuado, así como los niveles que tendrá el índice. Con tres suele ser suficiente.

Si se han utilizado los estilos "Título 1", "Título 2" y "Título 3" ya no hay que hacer nada más. Basta con pulsar en "Aceptar" para que se cree el índice.

Si se han usado otros estilos habrá que entrar en opciones y decirle a Word qué estilo se desea que utilice para cada nivel del índice.

Cómo actualizar los números de página y títulos de una tabla de contenido en Word

La principal ventaja de los índices y tablas de contenido de Word es que se actualizan automáticamente. Si se hace un cambio en el texto (si se mueve un capítulo de sitio o si aumenta o disminuye el número de páginas), el propio Word se encarga de reflejarlo en el índice.

Para ello, basta con seleccionar el índice con el ratón, pulsar botón derecho y pulsar sobre "Actualizar los números de página" si queremos actualizar sólo los números de página, o sobre "Actualizar toda la tabla" para actualizar tanto los números de página como los títulos.

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