¿Cuáles son las fases y procesos que intervienen en la administración adecuada de cualquier empresa ya sea micro, pequeña, mediana o grande? Es importantísimo identificar y desarrollar una metodología clara para que los empresarios y emprendedores adquieran las habilidades gerenciales que los conduzcan a la competitividad por medio de la productividad, la eficacia y la eficiencia organizacional; y esto vale para empresas desde uno hasta miles de empleados y de cualquier giro o rama de actividad.

Hay que planear antes de actuar

Lo primero que debe saber sobre administración es que antes de actuar debe pensarse con calma y detenimiento que es lo que desea alcanzar al emprender un negocio. Esta fase es indispensable si se ha de llegar a ser un empresario de éxito. Se ha de empezar por visualizar el tipo de actividades que se considera que se puede llegar a dominar con ayuda de otros; claro, si realmente se desea trascender, hay que invertir muchos años de arduo trabajo para llegar a ser sustentable y sostenible.

Es decir, lograr que la empresa dure 10, 20, 30 o más años manteniendo un nivel de ingresos adecuado para crecer y beneficiar tanto a los colaboradores como a los propietarios, la comunidad y el gobierno.

Elementos que conforman los planes

El proceso de planeación se resume en: Visión, misión, propósitos y metas, objetivos, premisas, investigación, políticas, programas, procedimientos, presupuestos y en su conjunto, todos estos elementos conforman los planes.

Se debe pensar en la planeación como en los planos de construcción de una casa, para que el arquitecto o ingeniero que proyecta una casa llegue a completarla requiere de planos de construcción, planos de instalaciones eléctricas, de gas, de desagüe o descargas residuales y otros documentos que faciliten a todos los albañiles y trabajadores que construyen la casa el poder realizar su labor adecuadamente y sin contratiempos. Así es la planeación para una empresa cualquiera que esta sea.

La estructura no lo es todo, pero cómo ayuda

Organizar es un proceso de acomodamiento o alineación de tareas, de forma tal que se tenga perfectamente identificadas las agrupaciones de actividades que serán realizadas por los colaboradores para alcanzar los objetivos establecidos en la planeación. Los mapas son la mejor forma de orientarse en una ciudad en la que nos encontramos por primera vez, así es la organización en la empresa: Indican y establecen las rutas para realizar las tareas.

El proceso de organización consiste de las siguientes etapas o fases:

  • División del trabajo
  • Jerarquización
  • Departamentalización
  • Estructuración de tareas
  • Diagramación
  • Mapeo de procesos
Una vez que como empresario haya aprendido a establecer rutas de ejecución de tareas, verá que resulta sencillo alcanzar los mejores resultados.

La gestión es el alma de los negocios

Cuando ya se ha planeado y organizado el trabajo viene la parte interesante de la administración: La dirección o gestión del negocio.

Como ya se determinó los objetivos a alcanzar, los recursos y los principios de ejecución de las actividades durante la planeación, y ha estructurado las rutas o secuencias que deben seguirse para optimizar el desempeño durante la organización, entonces lo que se debe hacer ahora es involucrarse de lleno en la puesta en marcha de todo el gran sistema que es la empresa.

La dirección y gestión de negocios implica las siguientes actividades:

  • Supervisión
  • Comunicación
  • Motivación
  • Coordinación
  • Vinculación
A medida que se logra la colaboración de los trabajadores de acuerdo con los planes establecidos y las estructuras fijadas para alcanzar los objetivos planteados, dirigir los esfuerzos será cada vez más efectivo y eficiente, logrando implementar un sistema de gestión empresarial, quizá adoptando algunos estándares internacionales como las normas ISO (9000, 14000, 22000, etc.)

El buen juez por su casa empieza

Finalmente, como parte culminante del proceso administrativo viene la inevitable medición y evaluación de los resultados conseguidos con respecto a los planes trazados para saber si la estructura organizacional está haciendo uso pleno de los recursos materiales, técnicos, financieros y humanos o si será necesario hacer ajustes, cambios, adaptaciones y lo que se requiera para mejorar continuamente, semana con semana, mes con mes, año con año, el desempeño alcanzado por la entera organización.

El control es la última etapa del proceso administrativo y comprende las actividades de: Estandarización, medición, evaluación, retroalimentación, análisis y mejora continua de los procesos.

Una vez que se sabe que quiere alcanzar, resulta fácil medir que tanto se obtuvo durante un periodo determinado, y auxiliado por su sistema de gestión, le será sencillo establecer mejoras que lo conviertan en un experto junto con su organización.

Para bailar la bamba se necesita una poca de gracia y otra cosita

En realidad alcanzar el éxito como empresario es similar a aprender un idioma nuevo, a bailar, a jugar golf, a cocinar o cualquier actividad en la que intervenga la capacidad, habilidad, aptitud y actitud para realizar tareas y alcanzar un resultado concreto.

Por lo pronto, hay que recordar que al administrar una empresa se tenga bien claro que uno no nace sabiendo, nadie tiene todas las respuestas, pero si tienen las suficientes ganas, humildad, perseverancia, disciplina y amor por lo que hace, seguramente se aprenderán y adquirirán las habilidades gerenciales que hacen falta para ser un empresario en todo el sentido de la palabra.