La metodología de las 5 S es una técnica o conjunto de actividades sencillas que elevan espectacularmente la eficiencia y efectividad de la organización gracias a la estandarización y mejora continua de los procesos relacionados con el uso de las herramientas y espacios de trabajo en la empresa.

Significado de las 5 S

Mantener ordenado, limpio y bien organizado el lugar de trabajo garantiza la eficiencia en el desempeño de las actividades, el ahorro de recursos y la optimización de resultados. La metodología de las 5 S es en realidad algo bastante sencillo y común en el entorno hogareño y es ampliamente practicado por las amas de casa, las cuales acostumbran mantener un ambiente limpio y agradable el cual defienden con gran celo, obligando a los miembros de la familia a respetar el entorno a como de lugar bajo pena de recibir un regaño o hasta castigos si se osa quebrar la armonía establecida.

Esta metodología toma su nombre del número de palabras que forman las fases o etapas de implantación y mantenimiento necesarias para mejorar el entorno y clima laboral. Las cinco palabras que componen esta metodología son: Seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke.

Seiri: Clasificar y separar las cosas

El primer paso de la metodología consiste en hacer una exhaustiva separación de los objetos que se localizan en un espacio de trabajo determinado. Hacer esta separación es responsabilidad de cada uno de los participantes en su respectivo lugar o en el espacio que se les haya asignado.

Una vez que se han clasificado las cosas en grupos de acuerdo con su utilidad y necesidad en objetos de uso continuo o diario, semanal, quincenal, mensual, etc., se procede a eliminar aquellas cosas que no son realmente necesarias, ya sea reciclándolas, vendiéndolas si tienen algún valor residual o destruyéndolas uno mismo o a través del servicio de limpia.

Seiton: Organización del espacio

El siguiente paso de la metodología consiste en establecer las posiciones que ocuparan dentro del espacio de trabajo cada uno de los elementos, objetos, maquinaria, materiales, equipos y herramientas que se necesitan para efectuar las actividades de ese puesto de trabajo.

Aquí cabe el dicho "Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar", lo que se busca en esta fase es ordenar de forma organizada el espacio de trabajo para facilitar el flujo de operaciones y con ello elevar la productividad y competitividad.

Seiso: Limpieza y mantenimiento del orden establecido

Una vez clasificadas, separadas, ordenadas y organizadas las cosas en el lugar de trabajo hay que fijar como política o mejor aún, como requisito o instrucción, que al iniciar y al terminar la jornada laboral, todos los involucrados se aseguren de limpiar y regresar o mantener en su lugar todos los instrumentos, materiales y objetos utilizados a sus espacios correspondientes.

Esta limpieza permitirá reducir costos y elevar el desempeño alcanzado. Es mas fácil hacer las tareas diarias en un lugar limpio y organizado. Incluso se reducen los accidentes y riesgos de trabajo.

Seiketsu: Estandarizar el proceso y señalar anomalías o detectar desviaciones

Si todo se ha realizado correctamente, al llegar a esta fase ya se deberá estar observando un cambio radical en la cultura organizacional, por lo que para conservar y elevar los beneficios derivados de esta nueva forma de trabajo limpio y ordenado, se sugiere establecer normas o estándares que se conviertan en referencia e indicador del desempeño; en caso de observar que alguien deja de hacer lo establecido como norma se podrá corregir oportunamente y si se llegará a dar el caso de que varios trabajadores dejaran de aplicar la metodología se podrá tomar cartas en el asunto.

Shitsuke: Mejora continua del proceso a través del compromiso personal o autodisciplina

Por último, pero no menos importante, una vez alcanzada la ansiada normalización del método de trabajo basado en la limpieza, orden y organización, es tiempo de evaluar, analizar y documentar los avances alcanzados y retroalimentar a los participantes en este proceso de mejora de la importancia de seguir incrementando su eficiencia buscando la adopción de una filosofía y cultura organizacional de disciplina y compromiso

Implantar este proceso de mejora continua puede tomar desde solo unas pocas semanas hasta varios meses, después de lo cual se reinicia el ciclo para crear una espiral virtuosa de calidad, productividad y competitividad. Este ciclo se puede alinear con los objetivos de la planeación estratégica para consolidarlo como parte de la cultura organizacional.

Adoptar este tipo de metodologías, técnicas e instrumentos de gestión es una de las formas de incrementar la capacidad de la empresa para responder a los cambios y retos que se presentan en el entorno organizacional por lo que incorporar estas invaluables herramientas de gestión es parte de un proceso de mejora continua que sin duda facilitará alcanzar mejores resultados a corto, mediano y largo plazo.